Thị trường số tại Việt Nam đã có sự tăng trưởng đáng kể qua từng năm. Theo báo cáo của We Are Social (2023), số người dùng Internet tại Việt Nam đã đạt khoảng 77.93 triệu, tăng khoảng 7.5% so với năm 2022. Xu hướng này cho thấy tầm quan trọng của việc thiết kế Website hoặc thiết kế phần mềm trong việc tiếp cận khách hàng tiềm năng.
Khi bàn về việc thiết kế sản phẩm (Product Design), hầu hết các doanh nghiệp thường chọn giữa Xây dựng đội ngũ thiết kế nội bộ (In-house) hoặc Thuê các đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế bên ngoài (Outsource). Mỗi cách tiếp cận sẽ đi kèm với những lợi ích cũng như rủi ro riêng. Việc lựa chọn hướng đi nào sẽ phụ thuộc vào tình hình thực tế của từng doanh nghiệp.
Trong đó, một trường hợp mà doanh nghiệp nên ưu tiên Design Outsourcing hơn là khi Design không phải thế mạnh cốt lõi. Peter Drucker, chuyên gia hàng đầu về Tư vấn Quản trị, từng nói: “Do what you do best and outsource the rest”, tức là tập trung vào những việc doanh nghiệp bạn làm tốt nhất và “outsourcing” – “chọn mặt gửi vàng” những phần việc còn lại.
Vậy về tổng thể “Design Outsourcing” là gì? Chiến lược này có những ưu điểm và nhược điểm gì? Làm sao để lựa chọn đúng đối tác Outsource thiết kế? Hãy cùng Lollypop Việt Nam đi sâu phân tích trong bài viết này nhé!
Design outsourcing (Gia công thiết kế) là hoạt động thuê một Design Agency, Design Studio, nhóm bên ngoài hoặc cá nhân thực hiện các công việc liên quan đến thiết kế như App Design, Web Design, Graphic Design, UI/UX Design,…
Khái niệm “Outsourcing” đã xuất hiện từ thập niên 50 của thế kỷ trước. Tuy nhiên, phải đến những năm 1980, nó mới trở nên phổ biến, mở ra cơ hội cho các tổ chức cơ cấu lại và tối ưu hoạt động kinh doanh. Trong khoảng thời gian sau đó, hoạt động “Outsourcing” đã trải qua nhiều biến động, trong đó có thể chia thành 3 giai đoạn chính:
Để xây dựng một đội ngũ thiết kế sản phẩm ưng ý không phải điều dễ dàng, đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư nguồn lực cho khâu tuyển dụng, đào tạo nhân viên, an sinh xã hội, cũng như chi phí văn phòng. Chỉ tính riêng quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp cũng đã tiêu tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc, từ sàng lọc ứng viên, phỏng vấn, đến “onboard” và training nhân viên.
Outsource product design giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể những khoản phí này. Theo Sia Partners, chiến lược Outsourcing giúp các doanh nghiệp Mỹ giảm chi phí lao động khoảng 70-90%. Kết quả này đến từ việc cộng tác với các đối tác đến từ các quốc gia có chi phí sinh hoạt thấp hơn như Philippines, Việt Nam,…
Không dễ để có thể thu hút nhân tài về với tổ chức của mình. Việc thuê outsource thiết kế giúp doanh nghiệp tiếp cận một đội ngũ chuyên gia thiết kế hàng đầu. Họ sở hữu kiến thức sâu rộng về Product Design, mang đến những góc nhìn mới mẻ, giúp doanh nghiệp tối ưu sản phẩm một cách hiệu quả.
Ngoài ra, người ngoài sẽ thường có góc nhìn toàn diện hơn so với người trong cuộc. Đôi khi, việc tiếp xúc thường xuyên với sản phẩm khiến các thành viên khó phát hiện những rủi ro tiềm ẩn. Do đó, khi lên kế hoạch tái thiết kế (Redesign) Website hoặc App, việc hợp tác với một Design Agency bên ngoài cũng giúp doanh nghiệp phát hiện những lỗi trong thiết kếUX UI. Từ đó, có những cải tiến đúng đắn và kịp thời.
Có thể bạn muốn xem thêm: 8 xu hướng thiết kế website 2024 dự đoán sẽ “làm mưa làm gió”
Trong nhiều trường hợp, do nhu cầu thiết kế không nhiều, do đó, các doanh nghiệp chỉ giữ một số lượng giới hạn các In-house Designer để tiết kiệm chi phí. Điều này dẫn đến viễn cảnh, các doanh nghiệp không có đủ nhân sự thiết kế khi nhu cầu tăng cao đột biến, thường là khi họ mong muốn phát triển tính năng mới, thay đổi giao diện người dùng (UI) hiện có, hoặc mở rộng dịch vụ của mình để đáp ứng nhu cầu người dùng.
Việc outsource thiết kế giúp giải quyết khó khăn này, cho phép doanh nghiệp tiếp cận một đội ngũ thiết kế giàu kinh nghiệm (không cần tuyển dụng và đào tạo). Từ đó có thể nhanh chóng cải tiến sản phẩm và ra mắt thị trường.
Khi tiến hành outsource thiết kế, các quản lý vẫn cần dành thời gian để cập nhật tiến độ dự án. Tuy nhiên, khoảng thời gian này không đáng kể, khi so với khi phải tự quản lý dự án thiết kế bởi đội ngũ In-house. Quản lý sẽ phải dành rất nhiều giờ để phân công công việc, hướng dẫn, theo sát tiến độ, cũng như đưa ra phản hồi về chất lượng thiết kế.
Thay vì thế, việc tận dụng Design Outsource sẽ giúp các quản lý có thêm thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng khác của công ty, chẳng hạn như đánh giá hoạt động kinh doanh, xác định các điểm nghẽn trong hoạt động, cũng như hạn chế của sản phẩm. Từ đó, lên kế hoạch cho các cải tiến trong tương lai.
Chiến lược Design Outsourcing yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp một số thông tin nội bộ cho cá nhân hoặc đối tác bên ngoài. Điều này dẫn đến những rủi ro về bảo mật thông tin (data security), cũng là một trong những nguyên nhân lớn nhất khiến nhiều doanh nghiệp không lựa chọn chiến lược này.
Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần xác định những tài liệu cần có cho dự án và chỉ chia sẻ những tài liệu đó cho phía Agency. Bên cạnh đó, khi bắt đầu dự án, 2 bên nên ký một Thỏa thuận không tiết lộ (Non-disclosure Agreement – NDA) nhằm đảm bảo các thông tin không bị rò rỉ ra ngoài.
Việc khó khăn trong giao tiếp là điều thường tình đối với các nhóm làm việc từ xa (remote team). Tuy nhiên, vấn đề này thậm chí xảy ra phổ biến hơn khi doanh nghiệp làm việc với các team “thuê ngoài”. Do không thể kiểm soát trực tiếp quá trình thiết kế của các Outsourced Designers khiến doanh nghiệp lo ngại liệu kết quả thiết kế nhận được có như mong đợi.
Tuy nhiên, các Design Agency hàng đầu thường có một quy trình giao tiếp xuyên suốt dự án với khách hàng và cũng xác định các thời hạn bàn giao thiết kế rõ ràng ngay từ đầu. Việc này giúp doanh nghiệp nắm được tiến độ dự án, theo sát chất lượng thiết kế và đưa ra các điều chỉnh kịp thời.
Các Design Agency có thể chưa có sự am hiểu sâu về một số lĩnh vực đặc thù như Giáo dục, Chính trị, Nông nghiệp,… Điều này khiến một số doanh nghiệp lưỡng lự khi giao phó công việc thiết kế cho một bên khác.
Tuy nhiên, 1 dự án “outsourcing” thành công yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa phía doanh nghiệp và Agency. Trong quá trình thiết kế, doanh nghiệp cần phải bàn giao một số tài liệu liên quan cho phía Agency, cũng như đóng vai trò giám sát định kỳ. Việc này nhằm đảm bảo thiết kế mới thống nhất với tính cách của thương hiệu và đáp ứng đúng tầm nhìn doanh nghiệp.
Bản thân các Agency thiết kế cũng có những nghiệp vụ nghiên cứu chuyên biệt, giúp họ xác định rõ mục tiêu của doanh nghiệp, cũng như nhu cầu và khó khăn của người dùng. Từ đó xây dựng những giải pháp thiết kế phù hợp, giúp giải quyết vấn đề doanh nghiệp đặt ra.
Trong bất kỳ dự án nào, chi phí thiết kế thuê ngoài luôn là một yếu tố quan trọng được quan tâm hàng đầu. Vậy trong bối cảnh dự án “Design Outsourcing”, các doanh nghiệp thường lựa chọn những mô hình định giá nào? Cùng điểm qua top 6 “Pricing model” phổ biến nhất trên thị trường hiện nay!
Nếu đây là lần đầu bạn tìm kiếm đối tác để outsource thiết kế, chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy hơi bối rối đúng không? Hiện nay, có quá nhiều agency thiết kế tại Việt Nam. Vậy làm thế nào để bạn nhận ra đâu chính là “chân ái” thực sự dành riêng cho dự án thiết kế của bạn? Hãy “follow” các bước dưới đây để tìm ra câu trả lời nhé!
Trước khi bắt đầu tìm kiếm đối tác product design outsourcing, bạn cần xác định rõ nhu cầu của mình. Ở bước này, có một số câu hỏi bạn cần trả lời, đó là:
Việc làm rõ các câu hỏi này giúp bạn có thể trao đổi rõ ràng với các đối tác về mong đợi của mình, đảm bảo cả hai phía có cùng hiểu biết và kỳ vọng về kết quả của dự án.
Sau khi đã xác định rõ nhu cầu thiết kế, giờ là lúc để bạn “săn tìm” đối tác tiềm năng. Có một số địa điểm khả thi mà bạn có thể khám phá, bao gồm các Website trực tuyến (Clutch, GoodFirms, Dribbble, v.v.) hay các nền tảng trung gian (Freelancer, Upwork, Guru, v.v.).
Các nền tảng này cung cấp danh sách các công ty gia công thiết kế sản phẩm có kinh nghiệm trong lĩnh vực, cùng với những đánh giá và nhận xét về chất lượng công việc từ khách hàng khách hàng trước đó. Từ đây, bạn có thể xác định một số nhà cung cấp phù hợp, tìm đến Website của họ để xem qua các dự án thiết kế đã hoàn thành và lọc ra những cái tên thực sự tiềm năng.
Trong quá trình “Tìm kiếm và sàng lọc” đối tác thiết kế, hãy cân nhắc các câu hỏi sau:
Sau khi đã chọn lọc một số “Design Outsourcing Provider” tiềm năng, bạn có thể liên hệ trực tiếp cho họ để trao đổi về nhu cầu của mình. Hãy chú ý đến cách họ tiếp nhận yêu cầu cũng như tư vấn về cách triển khai giải pháp thiết kế dành cho bạn. Quá trình này sẽ cho bạn cái nhìn rõ ràng hơn về sự chuyên nghiệp cũng như trình độ chuyên môn của Design Agency
Trong quá trình liên hệ và trao đổi, bạn cần làm rõ các câu hỏi sau:
Đến đây, bạn gần như đã tìm được “chân ái” cho dự án outsource thiết kế của mình. Tuy nhiên, để chắc chắn hơn, bạn có thể kiểm tra năng lực chuyên môn của đối tác qua việc yêu cầu họ thực hiện một phần của dự án.
Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu thiết kế lại App (App Redesign), hãy yêu cầu phía Design Agency thực hiện Design Audit cho App của bạn. Qua quá trình này, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về những hạn chế trong thiết kế sản phẩm của mình. Đồng thời, bạn cũng đánh giá được mức độ tỉ mỉ trong công việc của phía Agency. Từ đó, bạn có thể lựa chọn tiếp tục đồng hành hoặc “quay xe” chọn một đối tác khác.
Tìm hiểu thêm về: Top 7 Cognitive Bias trong UX Research
Design Outsourcing có thể xem như một giải pháp thiết kế tối ưu cho các doanh nghiệp lớn, SME cũng như Start-up! Chiến lược này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, tiếp cận những chuyên gia thiết kế hàng đầu một cách nhanh chóng và đảm bảo đầu ra sản phẩm chất lượng.
Để đảm bảo nhận được kết quả thiết kế ưng ý, hãy “follow” theo quy trình 4 bước nêu trên để tìm đúng đối tác phù hợp với dự án thiết kế của bạn. Và trong vô vàn Design Agency trên thị trường, Lollypop Vietnam – công ty thiết kế UI UX hàng đầu tại TPHCM, cung cấp dịch vụ outsource, thiết kế sản phẩm số- có thể là một cái tên tiềm năng để bạn lựa chọn!
Bạn có thể xem qua các Design Project trước đây của Lollypop! Hoặc đi thẳng đến “Bước 3: Liên hệ và trao đổi” với Lollypop để được tư vấn miễn phí về những giải pháp cho vấn đề mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải!
1. Doanh nghiệp nên chọn design outsourcing hay in-house thiết kế sản phẩm?
Lựa chọn giữa outsourcing và in-house phụ thuộc vào nguồn lực và nhu cầu của từng doanh nghiệp. Xây dựng đội ngũ In-house cho phép doanh nghiệp nắm quyền kiểm soát quy trình, đảm bảo chất lượng thiết kế, và linh hoạt hơn khi cần chỉnh sửa. Tuy nhiên, nếu thiết kế không phải thế mạnh cốt lõi của doanh nghiệp, và nhu cầu chỉ tăng cao trong một số giai đoạn, thuê công ty outsource sẽ phù hợp hơn! Chiến lược này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí (như tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi,…) và tiếp cận những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực.
2. Những điều cần lưu ý khi Outsource thiết kế phần mềm là gì?
Một số điều cần lưu ý khi outsource design bao gồm:
3. Đâu là các loại hình Outsource phổ biến hiện nay?
Có 2 cách phân loại các loại hình Outsourcing. Location-based Outsourcing bao gồm Offshoring – Outsource cho đối tác trong cùng 1 nước; Offshoring – Outsource cho đối tác ở 1 quốc gia khác (thường là nơi có chi phí lao động thấp); và Nearshoring – Outsource cho đối tác ở quốc gia lân cận. Trong khi đó, BPO bao gồm Back-office – Outsource các hoạt động hậu cần (như Kế toán, Product Design, Lập trình,…); và Front-office – Outsource các hoạt động tương tác trực tiếp với khách hàng (như sales, marketing, support,…)
